Odpowiedzi

2010-01-05T10:53:55+01:00
Komputer w pracy biurowe to najważniejsze nażedzie, bez ktorego nie można byloby wykonać większości prac związanych z prowadzeniem go.
2010-01-05T10:54:05+01:00
Nie mam zielonego pojęcia o co chodzi ci konkretnie
komputer stacjonarny? laptop? netbook?
komputer służbowy?
Najlepsza Odpowiedź!
2010-01-05T13:29:03+01:00
W nowoczesnych i prężnych firmach, w których każdy pracownik ma zazwyczaj do dyspozycji komputer oraz nastąpiła wąska specjalizacja poszczególnych działów i pracowników, powoli zanika konieczność posiadania sekretarki w znaczeniu osoby, która prowadzi korespondencję firmową. W najszybszym stopniu zanika ich rola jako maszynistek przepisujących pisma na maszynie.

Wizja pani Krysi lub Kasi, która dostaje ręcznie napisane kilka słów od swojego szefa, z czego ma zredagować pismo do poważnej instytucji, może jeszcze być akceptowana. Jednak trudne do wyobrażenia jest aby każdy kontakt wewnątrz i na zewnątrz, każda uzyskana informacja, każdy dokument był przechowywany w szafie czy biurku sekretarki i był przetwarzany i kontrolowany tylko przez nią.

Jednak ilość dokumentów w rozwijającym się przedsiębiorstwie ciągle wzrasta. Jak poradzić sobie z ich zarządzaniem biorąc pod uwagę fakt, że coraz więcej osób wykorzystuje informacje w nich zawarte? Właściwa i globalna ewidencja jest konieczna ze względu na fakt, że te informacje są wykorzystywane również przez innych pracowników:
1. W ramach jednego działu konieczne jest, by każdy pracownik mógł w szybkim czasie uzyskać informację np. do działu sprzedaży dzwoni klient z pytaniem, kiedy otrzyma fakturę za towar. A ona została wysłana dwa dni temu i każdy pracownik działu sprzedaży powinien w szybki sposób móc to sprawdzić.
2. Są to zdarzenia ze sobą skorelowane - omawiając powyższy przykład księgowość nie ma podpisanej kopii faktury, czemu? Bo została wysłana dwa dni temu i czekamy na jej odesłanie
3. Dostęp do informacji nie może zależeć od czasu, jaki upłynął od jej otrzymania - np. po upływie dłuższego czasu musimy zrobić ofertę bardzo podobną do tej, jaka została wysłana do firmy X - tylko gdzie jej szukać?

Podane przykłady mogą wydawać się błahe, jednak po zastanowieniu sami przypomnicie sobie sytuacje, w których cenny czas pracy (i to kilku osób) był tracony na wyszukiwanie pisma, czy informacji o jego wysłaniu.

2. Jak prowadzić sekretariat?

Sekretariat i prace administracyjno-biurowe pełnią w firmie funkcje usługowe w stosunku do działalności podstawowej: produkcyjnej, usługowej czy handlowej. Właściwa organizacja prac biurowych i sekretariatu pozwala na właściwe zarządzanie informacją, a co się z tym wiąże, obniża koszty działalności przedsiębiorstwa. Na prawidłową pracę w sekretariacie wpływ mają przede wszystkim:

zastosowane rozwiązania techniczne - inaczej wyposażenie sekretariatu w odpowiednie urządzenia,

przyjęty obieg informacji i kontroli realizacji.
Rozwiązania techniczne

W pracy biurowej wykorzystywane są wszelkie urządzania, których zadaniem jest przyspieszenie i polepszenie jakości tworzenia i rejestracji dokumentacji, łączności czy komunikacji. Urządzenia te można ogólnie podzielić ze względu na zastosowanie na służące do:
łączności i komunikacji (np. telefony)
liczenia i pisania (maszyny do pisania, komputery)
ewidencji (kartoteki)
powielania i produkcji (kopiarki, skanery)

W dzisiejszym biurze instalowane są najczęściej komputery wyposażone dodatkowo w kilka urządzeń, takich jak drukarka, modem, skaner itp. Z jego pomocą oraz stosując odpowiednie oprogramowanie możliwa jest obsługa większości prac biurowych.

Obieg informacji

Głównym efektem pracy biurowej jest informacja. Można powiedzieć, że informacja dzieli się na:

1. Informację strukturalną
faktury, rejestry, kwity : umieszczone w systemie komputerowym lub w postaci skatalogowanej w archiwum papierowym

2. Informację niestrukturalną
dokumenty, listy, pisma, raporty o indywidualnej strukturze w przypadkowy sposób rozmieszczone w komputerach

To właśnie informacja niestrukturalna sprawia najwięcej kłopotu w przedsiębiorstwie. Zastosowanie komputerów oraz właściwego oprogramowania do zarządzania dokumentacją i informacją umożliwia:
gromadzenie informacji w jednym miejscu,
łatwość wyszukiwania i dostępu przez wszystkich pracowników firmy,
łatwość wykonywania selekcji (wyborze tylko informacji potrzebnych) oraz agregacji (łączenia informacji w informacje zbiorcze),
zwiększenie bezpieczeństwa - poprzez ustalenie praw dostępu do informacji (przeglądania, modyfikacji, zapisu). Elektroniczne archiwum jest również sposobem zabezpieczenia się w razie wystąpienia zdarzeń losowych (powódź, pożar, kradzież itp.) lub celowego zniszczenia lub sfałszowania dokumentacji.

”Fizycznie” wszelkie dokumenty są przechowywane w archiwum. Każda jednak informacja w nich zawarta jest rejestrowana i dodatkowo przechowywana w komputerze. Dotyczy to zarówno:
Dokumentów przechowywanych w komputerach, w postaci elektronicznej (plików) - bezpośrednio dołączanych
Dokumentów przechowywanych w formie papierowej (np. otrzymanych pism, ofert itp.) - skanowanych i dołączanych
Podsumowanie

Analizując obieg dokumentacji i informacji w firmie można zauważyć, że informacja musi ulec wstępnej selekcji, następnie rejestracji, po czym sprawy do załatwienia muszą zostać przekazane do odpowiednich działów / pracowników i zarejestrowane w taki sposób, by możliwa była kontrola stopnia ich realizacji oraz fakt ich załatwienia. Stosując ten sam program w każdym dziale uzyskuje się możliwość łatwego dostępu przez każdego pracownika do informacji a dzięki systemowi zabezpieczeń (praw dostępu) dany pracownik otrzymuje informację przeznaczoną tylko dla niego.