"Informacja w pracy biurowej"
- obieg informacji wewnątrz i zewnątrz biura
- przyjmowanie informacji z zewnątrz, wysyłanie na zewnątrz
- opracowanie informacji na potrzeby przedsiębiorstwa
- przechowywanie inf. w celu dalszego jej wykorzystania
- cechy informacji
- kierunki przepływu informacji(graficznie)

1

Odpowiedzi

2009-03-22T22:33:38+01:00
Informacja w pracy biurowej
W pracy biurowej należy w sposób uporządkowany zarządzać informacją, w taki sposób, aby była ona wykorzystywana w jak najbardziej efektywny sposób. Przykładem może być następujący schemat
Decyzja > Kontrola > Informacja > Działanie > Polecenie
I odwrotnie
Polecenie > Działanie > Kontrola > Informacja > Decyzja
Pierwszym elementem jest podęcie decyzji w sposób świadomy przez kierownika organizacja, miedzy różnymi wariantami danego problemu. Podjęcie decyzji pozwala zarządzać dalszymi poleceniami przez określenie szczegółów dla jednostek wykonawczych. Istotne jest to, aby polecenia były wydawane jasno i sprecyzowanie.
Działanie to wynik wydanego polecenia. Działanie podlega kontroli, która to polega na porównaniu efektów działania z zamierzeniami wytyczonymi przez polecenie.
Informacja natomiast jest wiadomością, która rozszerza naszą wiedzę o otaczającej nas rzeczywistości. Nie wszystkie informacje są w stanie zostać prawidłowo wykorzystane do podjęcia jakiejś określonej decyzji. Bardzo ważne jest określenie zakresu informacji, czyli kto i kiedy ma wykonać określone zadanie. Informacja musi zawsze być aktualna, rzetelna, dokładna, zrozumiała, szybko dostępna, kompletna i łatwa. Konieczna jest weryfikacja informacji, gdyż możliwe jest wystąpienie tak zwanego szumu informacji, czyli natłoku wielu informacji o różnej wartości i na ten sam temat.
Wszystkie czynności biurowe zawierają takie czynności jak przyjmowanie, opracowywanie, gromadzenie informacji, lecz w większości przypadków pismo jest ich podstawowym nośnikiem.

Wyróżniamy 3 podsystemy w przedsiębiorstwie odnoszące się do pracy biurowej:
Informacyjny(gromadzenie, przechowywanie, przetwarzanie, selekcjonowanie i przekazywanie informacji)
Decyzyjny(podejmowanie decyzji)
Wykonawczy(realizacja)
Informacje są przekazywane w sposób: ustny, pisemny(najczęściej) telefoniczny, półoficjalnie, formalnie, nieformalnie, elektronicznie(poczta @)
Informacje oprócz gromadzenia, powinny być także w sposób uporządkowany selekcjonowane. Należy to robić starannie i z określonymi normami. System obiegu i przetwarzania informacji połączony ze strukturą organizacji służy między innymi, jako element:
Procesów pracy biurowej, Obsady kadrowej, Warunków pracy, zadań i wyposażenia biur
8 4 8